Resmî iletişimde doğru kelimeyi, uygun belge türünü ve açık bir süre ifadesini kullanmak, taleplerin ve anlaşmaların güvenilir biçimde ilerlemesini sağlar.
Üyeler sınırsız test çözer, dersi dinler, Bir'e Bir ders alır ve ilerlemesini görür. Üye olmadan 20 dakika deneyebilirsin.
Resmî yazışmanın temel haritası
Resmî iletişim, belirli bir amaçla ve belirli bir muhataba gönderilen yapılandırılmış iletişimdir. Bir kurumdan izin veya bilgi isterken solicitud (solisitud) kullanılır; bir toplantıda konuşulanları kaydetmek için acta (akta) hazırlanır; tarafların vardığı ortak karar acuerdo (akuerdo) olarak adlandırılır. Bir işin tamamlanması gereken süre ise plazo (plaso) sözcüğüyle ifade edilir.
Bu dört sözcük aynı şeyi anlatmaz. Solicitud, bir isteğin veya başvurunun kendisidir; acta, olayların ve kararların kaydıdır; acuerdo, tarafların üzerinde uzlaştığı sonuçtur; plazo ise bu sonuca ulaşmak için tanınan süredir. Resmî bir metinde bu kavramlar art arda da kullanılabilir: Önce bir solicitud gönderilir, toplantıda konu görüşülür, bir acuerdo alınır ve kararın uygulanması için bir plazo belirlenir.
Örnek
La solicitud fue recibida y el acuerdo se incluirá en el acta. — Başvuru alındı ve anlaşma tutanağa eklenecek. Bu cümlede solicitud başvuruyu, acuerdo kararı, acta ise kararın yazılı kaydını gösterir.
Solicitud: resmî talep ve başvuru
Solicitud (solisitud), bir kurumdan bilgi, izin, belge veya işlem talep eden resmî başvurudur. Sözcük dişildir; bu nedenle la solicitud ve çoğul biçimde las solicitudes denir. Bir talebi açıklaştırmak için presentar una solicitud (bir başvuru sunmak), enviar una solicitud (bir başvuru göndermek) ve solicitar información (bilgi istemek) kalıpları kullanılabilir.
Bir solicitud yazarken muhatabı belirtmek, amacı doğrudan açıklamak ve gerekirse ek belgeyi anmak önemlidir. Resmî ve nazik bir başlangıç için Estimados señores: (Sayın yetkililer:) veya belirli bir kişiye Estimada señora: (Sayın hanımefendi:) denebilir. Talep cümlesi olarak Solicito información sobre el plazo de inscripción. (Kayıt süresi hakkında bilgi istiyorum.) uygun bir B2 örneğidir.
İspanyolcada solicitud yalnızca e-posta anlamına gelmez; kâğıt form, çevrim içi başvuru veya kuruma gönderilen resmî mektup da olabilir. E-postada konu satırı kısa tutulabilir: Asunto: Solicitud de información (Konu: Bilgi talebi). Metnin sonunda Quedo a la espera de su respuesta. (Yanıtınızı bekliyorum.) ifadesi resmî ve nazik bir kapanış sağlar.
Örnek
Estimados señores: Solicito información sobre los documentos necesarios para la inscripción. Quedo a la espera de su respuesta. Atentamente, Lucía García — Sayın yetkililer: Kayıt için gerekli belgeler hakkında bilgi istiyorum. Yanıtınızı bekliyorum. Saygılarımla, Lucía García.
Acta: toplantının güvenilir kaydı
Acta (akta), bir toplantıda kimlerin bulunduğunu, hangi konuların görüşüldüğünü, hangi kararların alındığını ve bazen hangi görevlerin kimlere verildiğini kaydeden resmî belgedir. Türkçedeki “tutanak” sözcüğüne yakındır. Sözcük dişildir; tekil biçimde el acta, çoğul biçimde las actas kullanılır. Genellikle acta de la reunión (toplantı tutanağı) veya acta de la reunión del lunes (pazartesi toplantısının tutanağı) gibi kullanılır.
Bir acta hazırlanırken tarih, yer, katılımcılar, gündem, kararlar ve sorumlular açıkça yazılır. Toplantıda söylenen her cümleyi kaydetmek yerine, önemli noktalar tarafsız biçimde özetlenir. Örneğin Se acordó enviar el informe antes del viernes. (Raporun cuma gününden önce gönderilmesine karar verildi.) cümlesi, hem kararı hem de süreyi açıkça bildirir.
Tutanak, toplantı sırasında alınan bir kararın kanıtı gibi işlev görebilir; ancak her ülkede aynı hukukî biçime sahip olmak zorunda değildir. Bu nedenle okul veya kurumun kendi belge kurallarına da bakmak gerekir. Bir e-postada Adjunto el acta de la reunión. (Toplantı tutanağını ekliyorum.) denirse, gönderici e-postaya tutanak dosyası eklediğini bildirir.
Örnek
Acta de la reunión: Fecha: 12 de mayo. Participantes: Ana, Diego y Marta. Acuerdo: enviar el informe antes del viernes. Responsable: Diego. — Toplantı tutanağı: Tarih: 12 Mayıs. Katılımcılar: Ana, Diego ve Marta. Karar: raporu cuma gününden önce göndermek. Sorumlu: Diego.
Acuerdo: müzakereden ortak karara
Acuerdo (akuerdo), iki veya daha fazla tarafın bir konu üzerinde vardığı ortak karar ya da anlaşmadır. Llegar a un acuerdo (bir anlaşmaya varmak), firmar un acuerdo (bir anlaşma imzalamak) ve cumplir el acuerdo (anlaşmaya uymak) sık kullanılan kalıplardır. Müzakere sırasında taraflar önce isteklerini açıklar, sonra seçenekleri karşılaştırır ve sonunda kabul edilebilir bir sonuç belirler.
Resmî müzakerede nazik ama açık ifadeler tercih edilir. Estamos de acuerdo con esta propuesta. (Bu öneriye katılıyoruz.) olumlu bir yanıt verir. Necesitamos revisar este punto. (Bu noktayı gözden geçirmemiz gerekiyor.) ifadesi ise doğrudan reddetmeden ek değerlendirme gerektiğini gösterir. Bir tarafın öneriyi kabul etmesi, her ayrıntının otomatik olarak kararlaştırıldığı anlamına gelmez; kapsam ve süre ayrıca yazılmalıdır.
Bir acuerdo içinde tarafların sorumlulukları, teslim edilecek işler ve geçerli tarihler bulunabilir. Kararın tutanağa geçirilmesi için El acuerdo quedó registrado en el acta. (Anlaşma tutanağa kaydedildi.) denebilir. İmza, anlaşmanın resmî önemini gösterebilir; fakat imzanın hukukî sonucu belgeye ve ilgili kurallara göre değişebilir.
Örnek
Después de la negociación, las dos partes llegaron a un acuerdo. La empresa enviará los documentos y la asociación responderá en un plazo de diez días. — Müzakereden sonra iki taraf bir anlaşmaya vardı. Şirket belgeleri gönderecek ve dernek on gün içinde yanıt verecek.
Plazo: süreyi açık ve ölçülebilir yazmak
Plazo (plaso), bir işlemin yapılması veya tamamlanması için belirlenen süre ya da zaman sınırıdır. El plazo termina el viernes. (Süre cuma günü sona eriyor.) ve El plazo es de diez días. (Süre on gündür.) cümleleri farklı bilgiler verir: İlki bitiş gününü, ikincisi sürenin uzunluğunu belirtir. Dentro del plazo (süre içinde), fuera de plazo (süre dışında) ve ampliar el plazo (süreyi uzatmak) yararlı kalıplardır.
Resmî yazışmada belirsiz ifadeler yerine kesin tarih veya açık süre kullanmak gerekir. En breve (kısa süre içinde) her okuyucu için aynı anlamı taşımayabilir; bunun yerine antes del 30 de junio (30 Haziran'dan önce) denmesi daha açıktır. El plazo para presentar la solicitud es de cinco días laborables. (Başvuruyu sunma süresi beş iş günüdür.) örneğinde hem işlem hem süre belirtilmiştir.
Sürelerin başlangıç noktası da önemlidir. El plazo comienza el día siguiente de la recepción del correo. (Süre, e-postanın alınmasından sonraki gün başlar.) cümlesinde başlangıç kuralı açıkça verilmiştir. Tarihleri ve sayı ifadelerini tekrar kontrol etmek, özellikle anlaşma ve başvuru metinlerinde yanlış anlaşılmaları önler.
Örnek
La solicitud debe enviarse antes del 18 de septiembre. El plazo de respuesta es de diez días laborables. — Başvuru 18 Eylül'den önce gönderilmelidir. Yanıt süresi on iş günüdür. Burada ilk cümle son tarihi, ikinci cümle ise sürenin uzunluğunu belirtir.
Dört kelimeyi aynı resmî süreçte kullanmak
Gerçek bir süreçte bu kelimeler birbirine bağlanabilir. Bir öğrenci önce okul yönetimine bir solicitud gönderir. Yönetim konuyu bir toplantıda görüşür, kararları acta içine yazar, taraflar bir acuerdo üzerinde uzlaşır ve işlemin tamamlanması için bir plazo belirler.
Metin hazırlarken önce amacınızı belirleyin: Talep mi ediyorsunuz, toplantıyı mı kaydediyorsunuz, ortak kararı mı açıklıyorsunuz, yoksa son tarihi mi bildiriyorsunuz? Sonra uygun kalıbı seçin ve kim, neyi, ne zamana kadar yapacak sorularını yanıtlayın. Bu yöntem, uzun ve karmaşık cümleler kurmadan B2 düzeyinde açık bir resmî metin yazmanıza yardımcı olur.
Resmî üslup soğuk veya saldırgan olmak zorunda değildir. Le agradecemos su atención. (İlginiz için teşekkür ederiz.) ve Estamos disponibles para aclarar cualquier duda. (Her türlü soruyu yanıtlamaya hazırız.) gibi ifadeler saygılı bir ton oluşturur. Ancak nezaket ifadeleri, belge türünü veya son tarihi belirsiz bırakmamalıdır.
Örnek
Hemos recibido su solicitud. Según el acta de la reunión, se aprobó el acuerdo. El plazo para enviar los documentos termina el 5 de octubre. Le agradecemos su atención. — Başvurunuzu aldık. Toplantı tutanağına göre anlaşma onaylandı. Belgeleri gönderme süresi 5 Ekim'de sona eriyor. İlginiz için teşekkür ederiz.
Sık yapılan yanlışlar
- Yanlış: Acta her zaman “anlaşma” demektir. Doğrusu: Acta toplantının veya olayın yazılı kaydıdır; “anlaşma” için acuerdo kullanılır. Bir acuerdo acta içine yazılabilir, fakat iki sözcük eş anlamlı değildir.
- Yanlış: Plazo yalnızca son gün anlamına gelir. Doğrusu: Plazo esas olarak bir işlem için belirlenen süreyi veya zaman sınırını anlatır. Sürenin uzunluğunu belirtmek için El plazo es de cinco días, bitiş gününü belirtmek için El plazo termina el lunes gibi açık cümleler kurulmalıdır.
- Yanlış: Solicitar ve solicitud aynı dil bilgisel türdedir. Doğrusu: Solicitar fiildir ve “istemek, talep etmek” anlamına gelir; solicitud isimdir ve “talep, başvuru” anlamına gelir. Solicito información fiilli bir cümledir; La solicitud fue recibida ise isim kullanır.
- Yanlış: İspanyolcada “süre içinde” demek için her bağlamda yalnızca en plazo kullanmak gerekir. Doğrusu: “Süre içinde” anlamında genel ve açık kalıp dentro del plazo ifadesidir. En plazo de “süresi içinde” veya “zamanında” anlamında kullanılabilir; “süre dışında” için fuera de plazo denir.
- Yanlış: Acuerdo yalnızca tarafların aynı fikirde olduğunu söyleyen günlük bir ifadedir. Doğrusu: Acuerdo günlük bağlamda fikir birliği anlamına gelebilir, ancak resmî belgede tarafların kabul ettiği anlaşmayı veya kararı da anlatır. Anlamı cümlenin ve belgenin bağlamından anlaşılır.
Bir adım ileri
Bir üst sınıfta bu konu, resmî mektubun bütün bölümlerini daha ayrıntılı yazmaya ve farklı muhataplara göre üslup değiştirmeye ilerler. Öğrenciler bir solicitud için gerekçe sunmayı, bir acta içinde sorumlulukları açıkça belirtmeyi ve bir acuerdo metninde koşulları karşılaştırmayı öğrenebilir. Ayrıca gecikme, süre uzatma ve nazik itiraz bildiren e-postalar üzerinde çalışılır. Böylece yalnızca kelimeleri tanımak değil, gerçek bir resmî süreci baştan sona İspanyolca yönetmek hedeflenir.
Özet
Solicitud başvuru veya talep, acta toplantı tutanağı, acuerdo ortak karar ve plazo belirlenmiş süredir. Resmî metinlerde kimlerin ne yapacağı ve işlemin ne zamana kadar tamamlanacağı açıkça yazılmalıdır. Bu dört kelimeyi doğru belge ve kalıplarla birleştirmek, resmî İspanyolcada anlaşılır, nazik ve güvenilir iletişim kurmayı sağlar.